Советы по правильной подготовке к выставкам

05.07.14
Советы по правильной подготовке к выставкам
Начинаем с определения цели участия в выставке.
• Презентация услуг компании, и ее продукции.
• Заключить бизнес-соглашение с партнерами, провести с ними переговоры.
• Цель создания публичности.
Участие в выставке предоставит возможность подписать Договора или же реализовать PR-цели. Какой-то период времени PR-цели останутся конкретными. Случается и такое, что даже через год вам может позвонить клиент, который узнал о вас на выставке. После того, как вы уже определились с целью для участия в выставке, необходимо правильно выработать концепцию своего участия: как вы будете достигать необходимые цели?
Несмотря на то, что история российского выставочного бизнеса уже не молодая, сервис ее еще далеко не идеален. Поэтому, вам нужно правильно понимать, что все процессы вы будете самостоятельно держать под контролем. Чтобы избежать неожиданных «сюрпризов», организаторы выставки вам будут постоянно напоминать об оплате счетов, о том, что вам нужно заполнить соответствующие бланки, и это хорошо.
Вам нужно:
1. Подписать договор с организаторами и оплатить счет.
Сумма должна быть внесена как минимум за месяц до открытия выставки.
В договор нужно внести все услуги, которые вам должны предоставить организаторы.
- площадь для выставки,
- освещение стенда (в этом случае, вам необходимо напомнить им за несколько дней до открытия выставки)
- нужное вам оборудование (вам могут порекомендовать компанию, которая занимается мобильными стендами)
- аренда лифта на момент монтажа выставки.
2. В каталоге участников разместите информацию о своей компании.
3. Получите всю документацию, которая разрешает монтаж выставки. Такие документы обычно выдают за 1-3 недели до открытия выставки. Помимо документов вам будут выданы бэджи и, пригласительные билеты на посещение выставки.
Все контакты вам должны выдать организаторы.
Пожарники вам предоставят перечень документации, которую вы должны будете им предоставить. Уточите у них и параметры ввозимого оборудования. Поставщики стенда вам должны выдать сертификат на оборудование.
Масштабность процесса подготовки к этому мероприятию вы уже, скорее всего, осознали. Сейчас вам этот вопрос предстоит обговорить и с другими людьми, в том числе со своими коллегами, поставщиками, организаторами выставки. Проведите собрание со своими коллегами, и поставьте их в известность – что требуется от них и в какие сроки.
Составьте бюджет выставки, куда нужно включить:
- Аренду за выставочную площадь и дополнительное оборудование;
- Производство и дизайн стенда:
- Монтаж стенда;
- Стоимость рекламной и полиграфической продукции;
- Закуски и напитки для партнеров;
- Дополнительный расход.
Независимо от того, кто будет представлять ваш стенд, весь персонал необходимо тренировать. Своим стендистам необходимо правильно объяснить цель участия в выставке, а также функцию каждого из них. Обеспечьте четкую связь между стендистами и персоналом офиса.
И, еще, позаботьтесь, чтобы приглашения были разосланы всем вашим партнерам и коллегам за 2-4 недели до открытия выставки.

Добавить свой комментарий

Представьтесь

Ваш e-mail

Сообщение

Статьи:

1. Ознакомиться с компанией-арендатором.2. Проанализировать и выполнить зонирование места для выставки.3. Разработать концепцию..
Торговая мебель представляет собой целый комплекс изделий, который включает в себя множество различных компонентов: полки,..
Выставочный рынок России переживает не самые худшие времена. С каждым днем растет количество специализированных национальных..